Admin Gudang: Tugas, Tanggung Jawab, Kualifikasi dan Gaji

Admin gudang adalah pekerjaan yang memiliki peran penting dalam setiap perusahaan dagang dan manufacturing. Tugas utama admin gudang yaitu memastikan setiap persediaan barang selalu siap.

Mengingat posisi ini cukup penting bagi suatu perusahaan, maka diperlukan kualifikasi khusus untuk seorang staff admin gudang. Pada artikel kali ini, Crewdible akan membahas seputar apa itu admin gudang secara lengkap. Yuk simak!

Apa itu Admin Gudang?

Admin gudang adalah posisi yang bertanggung jawab atas pencatatan dan pendokumentasian barang produksi di gudang. Admin gudang sendiri memiliki peran penting dalam setiap perusahaan dagang dan manufacturing.

Tugas utama admin gudang adalah melakukan pencatatan barang keluar dan masuk dari gudang, mengklasifikasikan seluruh barang tersebut, dan memastikan persediaan barang selalu siap.

Tugas Admin Gudang

Secara garis besar tugas admin gudang adalah bertanggung jawab atas keluar dan masuknya barang dalam gudang. Mulai dari pendataan batang, hingga membantu sisi administratif divisi atau departemen gudang. Berikut penjelasan lengkap mengenai tugas admin gudang.

1. Mencatat distribusi barang

Gudang merupakan tempat penampungan barang produksi atau pembelian dari produsen lain yang selanjutnya akan didistribusikan. Nah, tugas admin gudang adalah membuat pencatatan mengenai keluar masuknya barang produksi ke dalam gudang.

Beberapa unsur pencatatannya yaitu meliputi jumlah stok barang yang tersedia di dalam gudang, keluar masuknya barang produksi yang didistribusikan, pemesanan barang, dan claim pembayaran atas pembelian barang. Tujuan dilakukannya ini ialah untuk mempermudah pihak manajemen saat menganalisa penjualan, dan lain-lain.

2. Memasukkan data inventaris

Selanjutnya yaitu memasukkan data inventaris ke program. Admin gudang sebagai pengawas dari semua kegiatan barang produksi bertugas untuk membuat laporan barang secara berkala, kemudian menginputnya ke dalam data inventaris. Tujuannya agar mudah ketika harus melakukan perhitungan yang berkaitan dengan barang dan uang produksi.

3. Memeriksa dan melaporkan stok barang

Tugas selanjutnya dari admin gudang adalah melakukan pengecekan stok barang, mulai dari barang masuk, pembongkaran barang, dan juga distribusi barang. Banyaknya aktivitas di gudang, mengharuskan admin untuk terus bisa memastikan keluar masuknya barang sesuai dengan transaksi.

4. Memperbarui barang yang memasuki expired period

Barang di dalam gudang harus sering dilakukan pengecekan guna melihat batas expired, terutama barang berupa makanan dan minuman. Admin gudang melakukan pencatatan mengenai data barang yang sudah memasuki masa kadaluarsa untuk kemudian diperbarui.

5. Melakukan stock opname

Tugas selanjutnya dari admin gudang adalah melakukan stock opname. Stock opname sendiri merupakan perhitungan stok fisik (barang) yang ada di dalam gudang. Tujuan dilakukan stock opname oleh admin gudang adalah guna memastikan stok barang yang ada dalam sistem dengan stok yang ada di gudang.

6. Membuat surat jalan

Surat jalan adalah dokumen yang wajib dibawa oleh supir saat mengirimkan barang dari gudang kepada konsumen. Surat ini dibuat oleh admin gudang dan ditandatangani oleh pimpinan.

7. Melakukan pemeriksaan barang retur

Dalam sebuah bisnis, wajar bila kadang terjadi kerusakan barang ketika sampai kepada customer dan menyebabkan barang di retur. Penyebabnya bisa banyak hal, mungkin saat terjadi saat pengiriman, barang terhimpit, jatuh, atau kurir kurang berhati hati. Bisa juga karena kecacatan saat produksi.

Sehingga, tugas admin gudang adalah melakukan pengecekan barang retur guna memastikan barang yang dikembalikan sesuai dengan SOP yang diterapkan.

Tanggung Jawab Admin Gudang

Beberapa tanggung jawab ketika menjadi staff admin gudang adalah:

• Bertanggung jawab dan mengawasi pelaksanaan bongkar muat barang produksi

• Melengkapi permintaan dan pengiriman muatan barang

• Bertanggung jawab atas ketersediaan barang di gudang

• Menandatangani surat penerimaan barang dan surat jalan muatan

• Bertanggung jawab atas laporan gudang sesuai deadline

• Mencatat semua kegiatan keluar dan masuknya barang produksi

Skill yang Dibutuhkan

Keterampilan dasar yang harus dimiliki oleh seorang staff admin gudang adalah sebagai berikut.

1. Bisa mengoperasikan komputer, guna membuat laporan keluar-masuk dan persediaan barang melalui excel, power point, word, dan lain-lain.

2. Staff admin gudang harus teliti dan cermat, karena tugasnya mengolah semua data yang berhubungan dengan produksi gudang.

3. Dapat bekerja sama dengan tim. Beragamnya watak dari karyawan yang bekerja di bagian gudang mengharuskan admin gudang dapat mudah berbaur dengan karyawan lainnya.

Kualifikasi Admin Gudang

Kualifikasi dari staff admin gudang adalah:

• Pendidikan minimal diploma

• Memiliki keterampilan kecermatan dan komunikasi yang bagus

• Memiliki kemampuan manajemen stok barang dan logistik

• Jujur dan bertanggung jawab

• Terbiasa dengan deadline

• Rajin, tegas, cepat tanggap, dan komunikatif

• Dapat mengoperasikan perangkat komputer secara lancar, khususnya Microsoft Word dan Excel

Kisaran Gaji Admin Gudang di Indonesia

Rata-rata gaji admin gudang di Indonesia ada di kisaran Rp3.000.000. Adapun tunjangan dan bonus disesuaikan dengan ketentuan dari perusahaan yang dilamar, belum terhitung prestasi dari kinerja karyawan. Gaji admin gudang sendiri secara umum lebih besar dibanding helper gudang karena tanggung jawab yang dijalankannya juga tinggi.

Tips Merekrut Admin Gudang

Banyak sekali strategi dalam perekrutan untuk mendapatkan staf gudang yang berkualitas, termasuk dalam merekrut admin gudang. Tips mendapatkan admin gudang yang berkualitas adalah:

• Menggunakan sistem referral atau program

• Membuat lowongan pekerjaan melalui berbagai portal lowongan kerja

• Mempublikasikan melalui media sosial atau forum kerja

• Memakai perusahaan outsource

• Menggunakan software rekrutmen

Itulah informasi seputar apa itu admin gudang, sekaligus tugas dan tanggung jawab mereka dalam perusahaan. Seperti yang dijelaskan di atas, pekerjaan admin gudang memang sedikit berat karena memiliki tanggung jawab besar terhadap persediaan barang.