Apa itu Inventaris, Tujuan, Cara Mengelola, dan Contohnya

Inventaris perusahaan

Inventaris adalah kata yang mungkin sudah tidak asing lagi di telinga kita semua. 

Pasalnya, kata ini umum digunakan bahkan sejak kita masih berada di bangku sekolah. 

Inventaris adalah kata lain dari stok atau persediaan barang milik institusi atau perusahaan.

Contoh inventaris barang antara lain komputer, speaker, mesin ketik, telepon, mesin fotokopi, printer, dan lain sebagainya.

Bagi pemilik usaha, memahami apa itu inventaris atau inventory merupakan hal penting sebab ini dapat memudahkan kamu memantau produktivitas bisnis. 

Lalu bagaimana cara mengelola inventaris yang baik? Mari simak baik-baik ulasan berikut.

Apa Itu Inventaris?

Secara umum, pengertian inventaris adalah semua barang yang dimiliki perusahaan untuk melaksanakan kegiatan operasional. 

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), inventaris adalah suatu daftar berisi seluruh barang milik institusi, baik itu sekolah, perusahaan, pemerintahan, yang berguna untuk menjalankan operasionalnya.

Sedangkan pengertian inventaris menurut Wikipedia adalah suatu kata berasal dari bahasa Inggris di mana memiliki arti barang ataupun bahan milik perusahaan untuk diolah kembali menjadi produk penjualan maupun perbaikan.

Dari berbagai pengertian tersebut, bisa disimpulkan bahwa inventaris adalah daftar berisi sumber daya penting demi keberlangsungan perusahaan. 

Kerapian dalam hal pengelolaan inventaris dan arus persediaan barang akan menjadi kunci penting perusahaan dalam mencapai kesuksesannya.

Selain itu, pengelolaan inventaris yang rapi dan baik dapat mempermudah kamu dalam menganalisa laporan keuangan perusahaan. 

Sebaliknya, kesalahan mengelolanya bisa berakibat pada kekacauan laporan keuangan. 

Alhasil neraca saldo perusahaan jadi tidak seimbang dan harus dilakukan pengecekan lagi dari awal.

Tujuan Inventarisasi

Inventarisasi dilakukan untuk membantu kelancaran administrasi perusahaan agar aset bisa diawasi dengan baik. 

Beberapa tujuan inventarisasi adalah sebagai berikut:

  • Menjaga sarana prasarana milik kantor.

  • Memudahkan kegiatan kontrol inventaris terhadap penggunaan budget perusahaan.

  • Sebagai bahan pertimbangan untuk pengadaan atau pemeliharaan.

  • Membantu merencanakan, menyalurkan, memelihara, dan menyimpan aset milik kantor.

  • Sebagai pedoman untuk menghitung nilai kekayaan aset.

  • Mempercepat proses pembuatan laporan.

  • Sebagai bahan rujukan bila terjadi kecurangan pegawai atau pencurian dalam perusahaan.

  • Memeriksa dan mengontrol keluar masuknya barang, termasuk barang hibah.

Baca juga: Adjust Inventory: Pengertian, Fungsi, dan Cara Kerjanya

Pentingnya Mengelola Inventaris dengan Baik

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa inventaris adalah sesuatu yang perlu dikelola dengan rapi dan baik. 

Berikut merupakan penjelasan mengenai pentingnya mengelola inventaris.

1. Mempermudah dalam Akses Tata Letak

Salah satu pentingnya mengelola inventaris adalah untuk mempermudah dalam akses tata letak barang. 

Pasalnya, mengatur inventaris pada gudang yang sangat besar tentu memerlukan waktu dan tenaga ekstra, apalagi jika jumlah barangnya mencapai ribuan.

Dengan menerapkan pengelolaan inventaris yang baik, kamu bisa lebih mudah mengawasi ribuan barang tersebut menggunakan tata letak barang dan produk yang berbeda.

Terlebih perkembangan teknologi saat ini sudah didukung dengan penggunaan sistem barcode di setiap tata letak barang persediaan sehingga membuat pekerjaan manajemen pergudangan semakin mudah dan cepat.

2. Meningkatkan Layanan Konsumen

Berikutnya dengan memiliki pengelolaan inventaris yang baik, maka secara tidak langsung kamu juga dapat meningkatkan layanan konsumen karena produk selalu tersedia. 

Sehingga konsumen akan merasa puas dan lebih memilih membeli barang dari perusahaanmu yang stok persediaan barangnya terjaga.

Selain itu, konsumen juga akan menjadi lebih loyal dan tidak segan untuk membayar lebih mahal asalkan kebutuhan mereka dapat kamu penuhi dengan cepat. 

Mereka pun akan merekomendasikan bisnismu ke kerabat maupun teman mereka.

3. Mengurangi Penyusutan Inventaris

Dalam akuntansi terdapat istilah depresiasi atau penyusutan yang berarti berkurangnya nilai jual suatu barang. 

Nah, depresiasi ini dapat terjadi pada aset perusahaan atau aktiva bersifat tetap. 

Misalnya saja kendaraan, semakin sering dipakai maka nilai jualnya akan menurun.

Adapun yang dimaksud penyusutan inventaris adalah biasanya disebabkan oleh human error. 

Entah itu karena kesalahan pencatatan, kesalahan membuat alur inventarisasi, bahkan pencurian. 

Hal semacam ini dapat mempengaruhi kondisi finansial perusahaan.

Itulah mengapa kamu perlu mengelola inventaris dengan benar, tidak lain supaya penyusutan inventaris bisa dikurangi.

Baca juga: Count Inventory: Pengertian, Tujuan, dan Sistem Kerjanya

4. Mengukur Kinerja Pengelolaan Inventaris

Kinerja pengelolaan inventaris dapat diukur menggunakan Key Performance Indicator (KPI). 

Ini bisa meningkatkan semangat kerja karyawan serta suasana lebih kondusif di kantor. 

Apabila kinerja karyawan baik, maka kamu akan dipermudah dalam memantau serta mengelola inventaris perusahaan.

Hasil pengukuran KPI akan menunjukkan seberapa baik perusahaanmu dalam mengelola inventaris dan bisa memudahkan dalam menerapkan fungsi akuntansi.

Cara Mengelola Inventaris

Setelah menyimak pentingnya mengelola inventaris, lantas bagaimana cara mengelolanya? 

Yuk simak tipsnya di bawah ini!

1. Menentukan Penanggung Jawab yang Kompeten

Pertama-tama, cara mengelola inventaris adalah kamu perlu menentukan seorang yang kompeten yang bisa diberikan tanggung jawab atas inventaris perusahaan dan mampu melakukan inventory control.

Pilihlah tenaga kerja yang memang memahami seluk beluk inventaris serta mampu memberikan laporan secara detail, akurat, dan terpercaya. 

Ia juga akan bertanggung jawab melakukan audit inventaris, pengembalian barang, maupun pengisian ulang.

2. Meningkatkan Keamanan

Cara selanjutnya dalam mengelola inventaris adalah meningkatkan keamanan, apalagi jika perusahaanmu memiliki inventaris dalam jumlah besar dan gudang cukup luas. 

Kamu dapat memasang CCTV di beberapa area tertentu untuk mengawasi kondisi sekitar.

Kemudian berikan akses khusus bagi penanggung jawab agar bisa keluar masuk gudang, jadi tak sembarang orang bebas berkeliaran di gudang penyimpanan. 

Ini dilakukan demi meminimalisir kemungkinan terjadinya pencurian ataupun kecurangan yang mengakibatkan penyusutan inventaris.

3. Mengklasifikasikan Produk

Penting juga bagi kamu melakukan pengkasifikasian produk sebagai cara mengelola inventaris. 

Misalnya pisahkan produk berdasarkan warnanya atau kode SKU. 

Dengan begitu, kamu akan lebih menghemat waktu dan tenaga dalam proses pengecekan.

Selain itu, kemungkinan barang hilang atau kesalahan pencatatan juga dapat lebih diminimalkan.

4. Memantau Stok dan Audit secara Berkala

Terakhir yang penting dalam mengelola inventaris adalah selalu pantau stoknya secara berkala. 

Hal ini bertujuan untuk meminimalisir kekosongan barang atau bahkan deadstock.

Tak hanya itu, dengan rutin memantau jumlah ketersediaan barang, kamu akan jadi lebih mudah membuat estimasi produksi atau pemesanan barang dalam jumlah tepat.

Selain memantau stok, jangan lupa juga melakukan audit untuk mencocokkan jumlah stok di gudang dengan catatan pada sistem. 

Jika ditemukan perbedaan, maka kamu harus segera mencari dimana letak penyebab ketidaksesuaian tersebut.

Nah, sekian pembahasan mengenai apa itu inventaris secara lengkap. 

Mulai kini, pastikan kamu menerapkan pengelolaan inventaris dengan baik demi menunjang kegiatan usahamu.

Jika ingin lebih mudah, kamu dapat menggunakan jasa Crewdible untuk manajemen pergudangan. 

Yuk daftar menjadi seller di Crewdible agar stok di gudangmu terkendali setiap saat.

Baca juga: Mengenal Work in Process Inventory dalam Industri Manufaktur
  • Latest Article